Настоящие опытные пользователи Excel знают эти 11 уловок

В мире есть два типа пользователей Microsoft Excel: те, кто составляет аккуратные маленькие таблицы, и те, кто удивляет своих коллег сложными диаграммами, анализом данных и, казалось бы, волшебными формулами и макротрюками. Вы, очевидно, один из последних — или нет? Проверьте наш список из 11 основных навыков работы с Excel, чтобы убедиться в этом, или незаметно возьмите все, что вы могли пропустить.

Vlookup

Vlookup — мощный инструмент, который должен каждый пользователь Excel знать. Он помогает собирать данные, разбросанные по разным листам и книгам, и переносить эти листы в центральное место для создания отчетов и сводок.

Vlookup поможет вам найти информацию в больших таблицах данных, таких как инвентарные списки.

Допустим, вы работаете с продуктами в розничном магазине. Каждый продукт обычно имеет уникальный инвентарный номер. Вы можете использовать это как ориентир для Vlookups. Формула Vlookup сопоставляет этот идентификатор с соответствующим идентификатором на другом листе, поэтому вы можете извлекать такую ​​информацию, как описание предмета, цена, уровни запасов и другие данные, в свою текущую книгу.

Вызовите формулу Vlookup в меню формул и введите ячейку, содержащую ваш ссылочный номер. Затем введите диапазон ячеек на листе или в книге, из которых вам нужно извлечь данные, номер столбца для точки данных, которую вы ищете, и либо «Истина» (если вы хотите наиболее близкое соответствие ссылки), либо «Ложь». (если вам требуется точное совпадение).

Создание диаграмм

Чтобы создать диаграмму, введите данные в Excel с заголовками столбцов, затем выберите Вставить > Диаграмма> Тип диаграммы. Excel 2013 даже включает раздел Рекомендуемые диаграммы с макетами, основанными на типе данных, с которыми вы работаете. После создания общей версии этой диаграммы перейдите в меню Инструменты диаграммы , чтобы настроить ее. Не бойтесь экспериментировать — здесь есть удивительное количество вариантов.

Excel 2013 включает Рекомендуемые диаграммы с макетами на основе типа данных, с которыми вы работаете.

Формулы ЕСЛИ

ЕСЛИ и ЕСЛИОШИБКА две самые полезные формулы ЕСЛИ в Excel. Формула ЕСЛИ позволяет использовать условные формулы, которые рассчитываются одним способом, когда определенное значение истинно, и другим способом, когда оно ложно. Например, вы можете определить учащихся, набравших 80 баллов или выше, если в ячейке будет указано «Пройдено», если результат в столбце C выше 80, и «Не сдан», если он 79 или ниже.

Формулы IF позволяют извлекать только те данные, которые вам нужны.

ЕСЛИ ОШИБКА — это вариант формулы ЕСЛИ. Он позволяет вам вернуть определенное значение (или пустое значение), если формула, которую вы пытаетесь использовать, возвращает ошибку.. Например, если вы выполняете Vlookup для другого листа или таблицы, формула ЕСЛИОШИБКА может отобразить поле пустым, если ссылка не найдена.

Сводные таблицы

Сводные таблицы по сути представляют собой сводные таблицы, которые позволяют вам подсчитывать, усреднять, суммировать и выполнять другие вычисления в соответствии с введенными вами контрольными точками. В Excel 2013 добавлены Рекомендуемые сводные таблицы , что еще больше упростило создание таблицы, отображающей нужные вам данные.

Чтобы создать сводную таблицу вручную, убедитесь, что ваши данные имеют заголовок соответствующим образом, затем перейдите в Вставить > Сводную таблицу и выберите диапазон данных. В верхней половине появившейся правой панели находятся все доступные поля, а в нижней половине — область, которую вы используете для создания таблицы.

Сводные таблицы — это инструмент суммирования, который позволяет выполнять вычисления в соответствии с введенными вами контрольными точками.

Для Например, чтобы подсчитать количество проходов и сбоев, поместите столбец «Годен/Не пройден» на вкладку Ярлыки строк , а затем снова в раздел Значения сводной таблицы. . Обычно по умолчанию используется правильный тип сводки (в данном случае счетчик), но вы можете выбрать среди многих других функций в раскрывающемся списке Значения . Вы также можете создать подтаблицы, которые суммируют данные по категориям, например, количество пройденных/неудачных результатов по полу.

PivotChart

Составная сводная таблица, часть традиционной диаграммы Excel, сводная диаграмма позволяет быстро и легко просматривать сложные наборы данных в удобной для восприятия форме. Сводные диаграммы имеют многие из тех же функций, что и традиционные диаграммы, с рядами данных, категориями и т. Д., Но они добавляют интерактивные фильтры, чтобы вы могли просматривать подмножества данных.

Сводные диаграммы помогают легко обрабатывать сложные данные.

Добавлен Excel 2013 Рекомендуемые сводные диаграммы , который можно найти под значком Рекомендуемые диаграммы в области Диаграммы на вкладке Вставка . Вы можете предварительно просмотреть диаграмму, наведя указатель мыши на эту опцию. Вы также можете вручную создать сводную диаграмму, выбрав значок PivotChart на вкладке Вставка . .

Flash Fill

Лучшая новая функция Excel 2013, Flash Fill решает одну из самых неприятных проблем Excel: извлечение необходимой информации из объединенной ячейки. Например, когда вы работаете в столбце с именами в формате «Последний, первый», вам обычно приходилось либо вводить все вручную, либо создавать зачастую сложный обходной путь.

Flash Fill может автоматически добавлять данные, отформатированные так, как вы хотите, без использования формул.

В Excel 2013 теперь вы можете просто ввести имя первого человека в поле рядом с тем, над которым вы работаете, и нажать Home> Fill> Flash Fill , и Excel автоматически извлечет имя из оставшихся в таблице людей.

Quick Analysis

Новый Excel 2013 Инструмент быстрого анализа сводит к минимуму время, необходимое для создания диаграмм на основе простых наборов данных. После выбора данных в правом нижнем углу появляется значок, при нажатии на который открывается меню Быстрый анализ .

Быстрый анализ ускоряет процесс работы с простыми наборами данных.

Это меню предоставляет такие инструменты, как Форматирование , Диаграммы , Итоги , Таблицы и Спарклайны . При наведении указателя мыши на каждый из них создается предварительный просмотр в реальном времени.

Power View

Power View — это интерактивный инструмент для исследования и визуализации данных, который может извлекать и анализировать большие объемы данных из файлов внешних данных. В Excel 2013 перейдите в Insert> Reports .

Power View создает интерактивные отчеты, готовые к презентации.

Отчеты, созданные с помощью Power View, готовы к презентации в режимах чтения и полноэкранного представления. Вы даже можете экспортировать интерактивную версию в PowerPoint. Несколько руководств на сайте Microsoft помогут вам в кратчайшие сроки стать экспертом.

Условное форматирование

Для большинства таблиц расширенные функциональные возможности условного форматирования Excel позволяют легко определять точки данных представляет интерес. Найдите эту функцию на вкладке Главная на панели задач. Выберите диапазон ячеек, которые нужно отформатировать, затем щелкните раскрывающееся меню Условное форматирование . Функции, которые вы будете использовать чаще всего, находятся в подменю Правила выделения ячеек .

Условное форматирование позволяет легко выделять точки интереса с данными.

Например, вы оцениваете тесты для своих учеников и хотите выделить красным — те, чьи оценки значительно упали. Используя условный формат Меньше , вы можете отформатировать ячейки, размер которых меньше -20 (падение на 20 пунктов), с помощью красного текста или Светло-красный. Заполнить темно-красным текстом . Вы можете создавать множество различных типов правил с неограниченными форматами, доступными через функцию настраиваемого формата внутри каждого элемента.

Транспонирование столбцов в строки (и наоборот)

Иногда вы будете работать с данными, отформатированными в столбцы, и вам действительно нужно, чтобы они были в строках (или наоборот). Просто скопируйте строку или столбец, который вы хотите транспонировать, щелкните правой кнопкой мыши целевую ячейку и выберите Специальная вставка .. Флажок внизу всплывающего окна помечен как Транспонировать . Установите флажок и нажмите ОК. Все остальное сделает Excel.

Специальная функция «Вставить» перемещает столбцы и строки.

Основные сочетания клавиш

Сочетания клавиш — лучший способ перемещаться по ячейкам или быстрее вводить формулы. Мы перечислили наши фавориты ниже.

Control-Down/Up Arrow = перемещает в верхнюю или нижнюю ячейку текущего столбца Control -Стрелка влево/вправо = перемещает в крайнюю левую или правую ячейку в текущей строке

Control-Shift-стрелка вниз/вверх = выбирает все ячейки выше или ниже текущей ячейки

Shift-F11 = Создает новый пустой рабочий лист в вашей книге

F2 = открывает ячейку для редактирования в строке формул

Control-Home = переход к ячейке A1

Control-End = Переход к последней ячейке, содержащей данные

Alt- = = Автоматическое суммирование ячеек выше текущая ячейка

Excel, возможно, одна из лучших когда-либо созданных программ, и она остается золотым стандартом почти для всех предприятий по всему миру. Но независимо от того, новичок вы или опытный пользователь, всегда есть чему поучиться. Или вы думаете, что все это видели и все сделали? Сообщите нам, что мы пропустили, в комментариях.

Примечание. Когда вы покупаете что-то после нажатия на ссылки в наших статьях мы можем заработать небольшую комиссию. Подробнее читайте в нашей политике в отношении партнерских ссылок.
Оцените статью
Botgadget.ru
Добавить комментарий