Лучшее программное обеспечение для мониторинга сотрудников на 2021 год

Когда-то решение, которое требовалось относительно немногим компаниям, внезапно стало намного популярнее из-за пандемии COVID-19. Решения, которые в основном были ориентированы на отслеживание активности сотрудников, регистрацию подозрительного поведения и выявление возможных внутренних угроз, теперь направлены не только на отслеживание производительности сотрудников, но и на мониторинг здоровья и благополучия и даже повышение вовлеченности.

Что такое программное обеспечение для мониторинга сотрудников?

Мониторинг сотрудников выходит за рамки основной функции отслеживания времени, связанной с отслеживанием приходов и уходов или управления расписаниями и рабочими нагрузками. Программное обеспечение, рассмотренное в этом обзоре, варьируется от устройств для отслеживания времени, которые добавляют изящные функции мониторинга, такие как регистрация нажатия клавиш, отслеживание местоположения и снимки экрана, до платформ глубокого мониторинга, которые отслеживают всю активность сотрудников. Разработанные для управления крупномасштабным персоналом, некоторые из этих решений больше ориентированы на отслеживание активности на рабочих местах, а не на конкретных лицах, но это не делает ничего, чтобы уменьшить жесткость, которую, как считается, имеют некоторые из этих приложений.

На более легком и менее антиутопическом конце спектра многие инструменты мониторинга сотрудников ориентированы на отслеживание производительности. . Задача, которая сейчас более сложна, чем когда-либо, поскольку удаленные сотрудники совмещают свою работу с девяти до пяти с полдюжиной других личных задач, начиная от присмотра за своими детьми, обучающимися на дому, обеспечения семейных обедов и ведения домашнего хозяйства для укрытия членов семьи на месте. Работа на дому ставит под сомнение ранее существовавшую структуру отслеживания производительности, поэтому многие из этих решений потребуют перестройки или существенного изменения, чтобы они по-прежнему были эффективными для сегодняшних потребностей и индивидуальных вариантов использования.

Администраторы могут сортировать приложения на продуктивные и непродуктивные группы приложений, чтобы разбить продуктивность между разными командами, отделами или отдельными сотрудниками. Алгоритмы оценки производительности позволяют сравнивать людей с их прошлой работой, а также с их коллегами. Эти данные не столько о дисциплине сотрудников, сколько о том, чтобы помочь командам корректировать курс и оставаться продуктивными. Здесь важна настройка и группировка пользователей, потому что приложение, которое считается продуктивным для одной должности, может считаться непродуктивным для другой. Например, менеджеры социальных сетей, проводящие все свое время в Facebook и Twitter, являются ключевыми для их роли, тогда как менеджер по продажам, проводящий много часов в день в LinkedIn или других сайтах вакансий, должен поднять красный флаг. Автоматизация и возможность устанавливать оповещения посредством напоминаний и предупреждений по электронной почте также являются эффективными способами управления большим распределенным персоналом.

Эти данные об активности также могут быть агрегированы на макроуровне в панелях мониторинга администратора и менеджера в реальном времени, а также в подробных отчетах, а также в показателях продуктивности среза. Вы можете детализировать данные, используя такие факторы, как наиболее продуктивные или непродуктивные сотрудники, или сравнить эффективность или производительность команды или отдела по конкретным проектам. Часто инструменты мониторинга сотрудников предоставляют вам визуализацию данных с первого взгляда, такую ​​как шкала производительности, которая показывает процентное соотношение продуктивных и непродуктивных приложений, или списки и доски лидеров, которые показывают активных или неактивных пользователей или наиболее часто используемые приложения. Многие из протестированных нами решений отслеживают и регистрируют, на каких веб-сайтах или службах сотрудники проводят больше всего времени, а какие используются недостаточно. Это помогает менеджерам решить, какие инструменты и подписки не используются и могут быть прекращены, что освобождает их бюджет для более необходимых элементов.

Другой стороной отслеживания активности является отслеживание нажатий клавиш. Регистрация нажатий клавиш — это, по сути, базовый уровень активности сотрудников. Получив детализированные данные о том, как часто сотрудники набирают текст или взаимодействуют с их компьютером, их можно сопоставить с соответствующими снимками экрана, журналами активности, контрольными журналами и всеми более глубокими векторами мониторинга, которые мы рассмотрим позже, чтобы заполнить полный профиль сотрудников. онлайн-активность. Некоторые из самых мощных программ для мониторинга, которые мы тестировали, могут получать необработанные данные о нажатиях клавиш — то есть отображение с метками времени того, какие системные клавиши нажимали пользователи в любой момент времени — и сопоставлять их с любыми другими собранными показателями или собранными данными активности. Новые инструменты, такие как Controlio, могут объединять нажатия клавиш и синхронизировать их с видеозаписями, чтобы сформировать более точную картину деятельности сотрудников. В результате вы можете видеть полный контекст того, что делали сотрудники, когда они это делали, и хорошее указание на то, почему они это делали. Такой уровень надзора не имеет себе равных для компаний, которым требуются судебно-медицинские доказательства, даже если сотрудники могут посчитать это ужасно агрессивным.

Эффект пандемии

Проблемы, с которыми сталкиваются компании из-за пандемии, включают обеспечение непрерывности бизнеса и производительности в распределенных командах, защита данных компании и IP на удаленных компьютерах, а также обеспечение соблюдения нормативных требований за пределами компании. Переход к удаленной работе также сыграл на руку конкурентам, которые предлагают свои решения в виде облачных сервисов. Распределенная рабочая сила требует аналогичного распределенного решения. Один, который быстро развертывается и легко управляется удаленно.

EfficientLab, которая создает решение для локального мониторинга Work Examiner, имеет более привлекательное масштабируемое облачное решение Controlio, которое сочетает в себе оценку производительности и углубленный мониторинг сотрудников. Controlio представляет собой новый образ мышления в этом сегменте и даже имеет возможность записи видео в реальном времени и потоковой передачи в реальном времени, которые также синхронизируются с отслеживанием нажатия клавиш. Выбор редакции Teramind выводит видеозапись на совершенно новый уровень, включив оптическое распознавание символов (OCR), которое может работать с видеофайлами и распознавать текст на экране и в документах, а также делать видео доступным для поиска. Локальный поставщик StaffCop Enterprise также предоставляет функцию распознавания текста для снимков экрана и документов, а также видеозаписи.

Включение видеозаписи и прямой трансляции позволяет обойтись без скриншотов и предлагает предприятиям беспрепятственный надзор за деятельностью сотрудников и, вероятно, станет нормой в будущем. Существуют выдающиеся аргументы в пользу ценности времени и усилий сотрудников, и эта новая работа на дому сделала это еще более очевидным. Менеджерам теперь труднее определять и отслеживать продуктивность своих сотрудников, особенно теперь, когда распределенная рабочая сила означает более гибкие и неоднородные часы работы.

Вовлеченность сотрудников и сосредоточенность на работе больше не могут быть наиболее жизнеспособными цели для оценки эффективности. В конце концов, пандемии способны перевернуть ситуацию с ног на голову. Однако командам по-прежнему необходимо работать над достижением общих целей, и ожидается, что менеджеры будут проявлять к сотрудникам некоторую снисходительность в определении того, как лучше всего выполнять свою работу. Имея это в виду, важность организационных инструментов и систем становится еще более важной для распределенных команд, работающих за пределами установленных офисных структур. Проблема заключается в том, чтобы эти инструменты могли служить полезными решениями для управления персоналом в дополнение к механизмам мониторинга.

Основные проблемы адаптации

Когда более крупные работодатели нанимают новых сотрудников, им необходимо найти способ гарантировать, что сотрудник получает контроль, обучение и поддержка им нужна вне ворот. Этого достаточно, чтобы исследовательская фирма Statista определила ее в верхней части списка проблем, которые опросили HR-профессионалы, связанные с адаптацией. Хотя это немного нестандартное мышление для технологии мониторинга сотрудников, оно ясно показывает, что в использовании этих решений есть гибкость. Хотя об этом следует помнить при чтении наших обзоров этих сервисов, мы решили сосредоточить наше тестирование на основной миссии категории: максимизации производительности сотрудников. Эти продукты предназначены для того, чтобы компании получали от сотрудников ожидаемую производительность. Они также помогают обеспечить соблюдение политик и протоколов безопасности данных, что еще более важно сейчас, когда данные компании распределены так же, как и персонал, который ими управляет.

Особенно для крупных корпораций, которые планируют тысячи сменных рабочих в таких условиях, как в качестве центров обработки вызовов, например, агенты мониторинга сотрудников, установленные на компьютерах компании, дают этим предприятиям полную видимость и прослеживаемость их операций. Агенты мониторинга сотрудников также собирают ключевые данные о производительности сотрудников.. Для таких организаций, как государственные подрядчики или предприятия, которые имеют дело с конфиденциальными финансовыми, медицинскими или другими личными данными клиентов, обеспечение соблюдения правил при одновременном наблюдении за сотрудниками может быть еще более важным. Итак, если вы ищете комплексные инструменты мониторинга сотрудников, которые предлагают вездесущий надзор на уровне «Большого брата», или просто хотите, чтобы Google Analytics (GA) отслеживал показатели производительности офиса и повышал эффективность, существует целый ряд инструментов мониторинга сотрудников, которые подходят для этого. ваши конкретные потребности.

Беспрецедентные возможности мониторинга

Современная технология мониторинга сотрудников предлагает беспрецедентные возможности мониторинга и может отслеживать сотрудников из любой мыслимой системы координат. Использование геолокации, регистрации нажатий клавиш, снимков экрана, видеозаписи и даже доступа к веб-камерам, установленным на удаленных компьютерах. Облачные вычисления предлагают возможность захвата терабайтов данных, которые хранятся в сети и к которым менеджеры легко получить доступ. Что еще более важно, эти данные не просто бездействуют, их можно обрабатывать с помощью сложных алгоритмов для прогнозирования внутренних угроз, измерения индивидуальной и командной производительности, а также для отслеживания различных шагов, ведущих к любым проблемам или утечкам данных.

После того, как агент инкогнито установлен на машине (иногда скрытый в списке запущенных процессов под замаскированными именами), наиболее мощные инструменты мониторинга сотрудников могут действовать как всевидящее око. Он может видеть все, от того, какие приложения открыл сотрудник, с которым он общается, что он говорит. Он даже может использовать автоматическую логику, такую ​​как триггеры ключевых слов и правила политики, чтобы сообщить администратору, когда сотрудники делают то, что им делать не положено. Благодаря расширенной автоматизации программное обеспечение теперь может устанавливать различные предупреждения и триггеры для поиска закономерностей и составления отчетов о нарушениях сотрудников, которые впоследствии можно использовать для создания дисциплинарных дел против сотрудников. Современные инструменты могут быть установлены в скрытом режиме, работать в фоновом режиме на ПК пользователей, или их можно применять с ведома пользователя, чтобы сотрудники знали, что их ПК и смартфоны записывают каждое их движение.

Все начинается со снимков экрана и настраиваемых параметров записи экрана сотрудников. В зависимости от инструмента мониторинга сотрудников администраторы компании могут настраивать правила и параметры для создания снимков экрана с определенной периодичностью: один раз в час, каждые 15 минут или даже каждые 10 секунд или меньше. Некоторые инструменты также поддерживают создание снимков экрана в реальном времени или непрерывную запись видео, когда администратор может регистрироваться в режиме реального времени на машине сотрудника или вызывать запись с отметкой времени за определенный период времени. Некоторые инструменты позволяют воспроизводить, приостанавливать или загружать скриншоты. Что наиболее важно, сохраненные снимки экрана также несут метаданные и могут быть включены в панель мониторинга, чтобы их можно было использовать в качестве подтверждающих доказательств или дополнительных данных для любой активности пользователя или точки данных, которую администратор просматривает или исследует.

Проблема по-прежнему остается на стороне человека, у менеджеров есть только определенное количество часов, чтобы просмотреть сотни, если не тысячи снимков экрана в течение рабочего дня сотрудников. Видеозапись — это следующий рубеж, который уже предлагается такими компаниями, как Teramind, StaffCop Enterprise и Controlio. Доступ к видео в реальном времени или в записи предлагает наиболее точные доказательства судебной экспертизы, а возможность быстрого поиска, очистки и даже поиска с использованием технологии OCR сделает видео ключевым отличием для компаний, выбирающих лучшее решение.

Помимо этого сами изображения, эти платформы мониторинга могут иметь поразительную степень детализации каждого приложения, файла, сообщения и даже вызовов Zoom, которые появляются на экране сотрудника или в его системе. Некоторые из самых передовых решений для корпоративного мониторинга предлагают оптическое распознавание символов (OCR) на экране пользователя для выполнения анализа сеанса по определенным ключевым словам. Будь то OCR или поддержка мониторинга определенных настольных или веб-приложений, регулярно используемых сотрудниками, самый проницательный инструмент мониторинга сотрудников будет анализировать сообщения электронной почты, чаты, мгновенные сообщения (IM) и другие личные или командные приложения для общения. Они будут отслеживать любые параметры или даже определенные ключевые слова, установленные администратором. Более продвинутые решения могут даже находить номера кредитных карт и финансовые записи с помощью снимков экрана и видео и отправлять соответствующие предупреждения, вызванные этими очень конкретными деталями.

Это глубокое отслеживание применимо также к отслеживанию документов и сканированию имен файлов. Программное обеспечение часто захватывает прикрепленный документ или файл, чтобы администратор мог их просмотреть. Итак, если руководители высшего звена предприятия хотят знать, общаются ли сотрудники внутри компании о генеральном или техническом директорах, они могут просто настроить автоматические триггеры по ключевым словам для получения оповещений по электронной почте или объединить все упоминания в отчет. Эта основанная на правилах автоматизация может быть расширена на различные параметры или поведение пользователей, если компания того пожелает. Например, могут быть установлены правила, запрещающие сотрудникам отправлять данные компании по личным каналам, загружать приложение или файл, не одобренные ИТ, или даже вставлять флэш-накопители USB в ПК компании. Не все платформы могут так глубоко автоматизировать. Однако те, которые могут запускать уведомления пользователей, чтобы остановить действие, или просто отправляют предупреждение или обновляют журнал аудита..

Все это говорит о более фундаментальном вопросе: инвестирует ли ваш бизнес в инструмент мониторинга сотрудников в первую очередь для повышения производительности и эффективности? Или вы действительно хотите или нуждаетесь в полном контроле за всем, что сотрудники делают и говорят о рабочем времени и машинах компании, с точностью до мельчайших деталей? В зависимости от потребностей вашей организации и того, какую пользу вы хотите получить от внедрения такого рода решения, ваш выбор инструмента мониторинга сотрудников и способов их применения может сильно отличаться.

Кто продает решения для мониторинга сотрудников?

В этом обзоре мы протестировали 10 продуктов: ActivTrak, Workpuls, Desktime Pro, Hubstaff, InterGuard, StaffCop Enterprise, Teramind, Veriato Cerebral, VeriClock и Controlio. Диапазон тестируемого нами программного обеспечения варьировался от базовых счетчиков рабочего времени, которые предлагают дополнительный мониторинг сотрудников, до полноценных цифровых систем наблюдения на основе данных. Например, Hubstaff, Workpuls и VeriClock — это простые инструменты для отслеживания рабочего времени, которые предлагают более глубокие функции мониторинга сотрудников. Эти продукты предоставляют отличные основные функции отслеживания рабочего времени, а также такие функции, как мобильное GPS-слежение за рабочими в поле. Они также предоставляют вам прикрепленные заметки и фотографии, снимки экрана или базовый мониторинг используемых приложений и посещенных URL-адресов. Workpuls — это удобный для сотрудников инструмент, который позволяет конечным пользователям включать или отключать функцию мониторинга и подходит для распределенных команд и ситуаций, когда мониторинг активности с 9 до 5 не идеален.

Эти инструменты предлагать функции мониторинга веб-сайтов и приложений, а также снимки экрана, отслеживание нажатия клавиш и файлов, а также настройки администратора доски, включая упреждающие предупреждения. Обратите внимание, что эти возможности сосредоточены на повышении производительности, а не на контроле за деятельностью сотрудников. Данные направляются в отчеты и информационные панели, которые могут отслеживать и агрегировать метрики производительности, а также достаточное количество бизнес-отчетов на основе аналитических данных.

Наконец, есть платформы, которые чувствуют себя почти всеведущими с точки зрения глубины мониторинга, автоматизации и предоставления всеобъемлющих данных. Эти платформы включают InterGuard, Staffcop Enterprise, Teramind и Veriato Cerebral. Эти инструменты наиболее близки к агрессивным системам внутреннего наблюдения, подобным «Большому брату», в зависимости от того, насколько глубоко администратор хочет настраивать, какие данные и векторы мониторинга отслеживаются для каждого сотрудника, или насколько автоматизация и оповещение на верхнем уровне. Этот уровень инструментов также обеспечивает то, что по сути является полноценной отчетностью бизнес-аналитики (BI) и аналитикой данных на сервере для обработки и анализа всех собираемых данных о сотрудниках.

Цены и лицензирование

Цены на все эти инструменты различаются. Но большинство инструментов мониторинга сотрудников устанавливают свою цену в зависимости от количества пользователей или конечных точек, то есть количества сотрудников, для которых установлены агенты на их машинах.. Затраты, как правило, масштабируются в зависимости от количества пользователей, и для более крупных организаций действуют скидки за объем. Однако такие инструменты, как InterGuard, также предлагают дополнительные дополнительные модули для расширенной функциональности. Если вы ищете программное обеспечение, которое можно купить сразу, а не по ежемесячной или годовой подписке, StaffCop Enterprise предлагает бессрочные лицензии для каждого пользователя, хотя это предполагает локальную, а не облачную установку.

В конечном итоге награды Editors ‘Choice за продукты, протестированные в этом обзоре, достались компаниям Teramind и Veriato Cerebral за мониторинг на уровне предприятия и ActivTrak за мониторинг, ориентированный на производительность, который лучше подходит для малых и средних предприятий (SMB). В то время как InterGuard и Veriato Cerebral имеют сравнительно обширные наборы функций и возможности мониторинга, Teramind стоит особняком на уровне автоматизации, которую администраторы могут настраивать, когда дело доходит до пользовательских правил и предупреждений, а также дополнительных расширенных функций, таких как живое распознавание текста, режим исторического воспроизведения, удаленное управление рабочим столом и поддержка звука для мониторинга микрофонов и наушников в центрах обработки вызовов. StaffCop Enterprise включает в себя набор инструментов мониторинга и функций автоматизации, которые соответствуют Teramind, но их ценность снижается из-за сложной локальной установки и процесса подготовки виртуальных машин (ВМ), в отличие от простой установки Teramind.

Teramind также обеспечивает более интуитивно понятный облачный пользовательский интерфейс управления (UI) и пользовательский интерфейс (UX), чем InterGuard или Veriato Cerebral. Teramind также был одним из самых простых инструментов, которые мы тестировали для установки агентов, настройки панели администратора и быстрого запуска без особых хлопот. ActivTrak и, в меньшей степени, Workpuls — идеальные варианты для малого и среднего бизнеса или даже предприятий, которым не нужен полномасштабный контроль со стороны Большого брата над Teramind и которым нужна простая в использовании платформа для отслеживания показателей производительности и эффективности сотрудников. Применение искусственного интеллекта (ИИ) Veriato Cerebral для оценки рисков не имеет себе равных, а его исключительная направленность на безопасность принесла ему выбор редакции.

Есть вопросы о том, как подойти к мониторингу сотрудников? Подпишитесь на информационный бюллетень PCMag.com Small Business Update и подпишитесь на [email protected] дискуссионная группа в LinkedIn. Там вы можете встретиться и запросить поставщиков, других профессионалов, таких как вы, и редакторов PCMag.

Оцените статью
Botgadget.ru
Добавить комментарий